Workflow
Workflow dokumentů je proces, který organizuje a řídí tok dokumentů v rámci pracovního postupu, což usnadňuje a zrychluje práci ve společnosti.
Například schvalovací workflow proplacení příchozích faktur se skládá z následujících kroků:
-
Přijetí faktury - faktura je importována z 4FA.cz do systému nebo ručně vložena a přidělena ke schválení.
-
Kontrola faktury - faktura je zkontrolována a ověřena, zda odpovídá přijatému zboží nebo službě a zda splňuje interní požadavky organizace.
-
Schválení faktury - faktura je předána k schválení schvalovateli. Ten může fakturu buď schválit, zamítnout nebo požádat o další informace.
-
Platba faktury - po schválení faktury se provede platba dodavateli.
Tento workflow zajistí, že faktury jsou řádně ověřeny a schváleny před tím, než dojde k platbě dodavateli, což minimalizuje riziko chyb a nezákonného chování v oblasti financí.
Definice pracovního postupu: Workflow dokumentů umožňuje organizovat a řídit tok dokumentů v rámci definovaného pracovního postupu. Tento postup může být předem definován a nastaven v DMS, a může se skládat z různých kroků, jako je například přidání, úprava nebo schválení dokumentů.
Automatické spouštění: Po přidání nebo úpravě dokumentu se může automaticky spustit určitý pracovní postup, který byl předem definován v DMS. Tím se minimalizuje manuální zásah do procesu a zvyšuje se efektivita práce.
Zpracování dokumentů: Workflow dokumentů umožňuje definovat, jak se mají dokumenty zpracovávat, kdo je má zpracovat a jakým způsobem. To zvyšuje přehlednost a zabraňuje ztrátě dokumentů nebo zpoždění v jejich zpracování.
Sledování stavu: Workflow dokumentů umožňuje sledovat stav dokumentu v průběhu celého procesu od jeho vytvoření až po schválení. Tento stav lze sledovat v reálném čase a informace jsou vždy aktuální.
Schvalování a spolupráce: Workflow dokumentů umožňuje jednoduché schvalování a spolupráci na dokumentech mezi různými uživateli. Díky tomu se zvyšuje efektivita práce a urychluje se celý proces zpracování dokumentů.
